Balans hesabatı qısa icnmaldır: verilmiş vaxtda, adətən ilin, ya da rübün son günü, şirkətin maliyyə vəziyyətinin yekununu çıxarır. O, şirkətin nəyə sahib olduğunu (aktivləri), nə qədər borcu olduğunu (passivləri) və bunlar arasındakı məcmu kapital və səhmdar kapitalı adlanan fərqi göstərir.
Balans hesabatının bu cür adlandırılmasının səbəbi onun tarazlıq saxlamağındadır. Yəni bütün aktivlər məcmu kapital və passivlərin cəminə bərabər olmalıdır. Bu, bəzən əsas mühasibat bərabərliyi kimi də məlumdur və aşağıdakı şəkildə olur:
aktivlər = passivlar + məcmu kapital
Bu bərabərliyin niyə doğru olduğunun sahabinə baxaq. Aktivlər şirkətin sahib olduğu hər şeydir.Bu kateqoriyaya nağd vəsaitlər, torpaq sahəsi, binalar, nəqliyyat vasitələri, avadanlıqlar, kompüterlər və həm patent kimi qeyri–maddi əmlaklar daxildir (insanlar bura daxıl deyil, çünki şirkət işçilərinin sahibi sayılmır).
Əlbəttə, ilk növbədə şirkət sadalananları əldə etməlidir. Bunun üçün sahibkar sərmayə qoyduğu və əlavə olaraq şirkətin zamanla qazandığı, yaxud da borc götürdüyü puldan istifadə edir. Balans hesabatı anlayışında da şirkətin öz pulu məcmu kapital, borc alınan vəsaitsə passivlər adlanır.
Heç nə boşdan yaranmır, odur ki, aktivlər və passivlər məcmu kapitalın cəminə bərabər olmalıdır.Əgər şirkətin 3 milyon dollarlıq aktivi və 2 milyon dollarlıq passivi varsa, deməli, məcmu kapital 1 milyon dollar dəyərindədir.
Balans hesabatındakı məlumatlar ən çox keçən illə üzləşdirmə zamanı faydalı olur. 2–ci qrafikdə “Müştərək papaq asılqanı” şirkətinin 2013 və 2012–ci il, dekabr ayının 31–ə uyğun balans hesabatı təqdim olunub. Həmin illəri müqayisə edəndə məlum olur ki, şirkət passivlərinin cəmini 74 000 dollar, aktivlərinin cəmini də 471 500 dollar artırıb ki, bu da məcmu kapitalın artmasına səbəb olub. Terminlərlə bir də tanış olaq. Balans hesabatı daha çox likvidliyi olan aktivləri sıralama-qla başlayır: nağd və qiymətli kağızlar, alacaqlar (balans hesabatı tarixinədək olan müştərilərin borcları), inventarizasiya və qabaqcadan ödənilmiş xərclər (əvvəldən Ödənmiş məsrəflər). Bunlar cari aktivlər adlanır. Sonra siyahıy daha az likvidliyi olan aktivlərlə yekun vurulur.Məsələn, binalar və avadanlıqlar əmlak, qurğu və avadanlıq kimi bilinir. Bunlara əsas vəsaitlər və ya uzunmüddətli aktivlər də deyilir.
Şirkətlər əsas vəsait xərclərini onların ilkin qiymətinə görə dəyərləndirir. Lakin bütün əsas vəsaitlər (torpaq sahəsindən başqa) vaxt keçdikcə qiymətdən düşür deyə mühasiblər bu günə kimi gəlir bəyannamələrində qeyd olunmuş bu aktivlərə amortizasiya tətbiq etməlidir. Məcmu əmlak, qurğu və avadanlıqlardan da yığılan amortizasiya qiymətlərini çıxdıqda xalis əmlak, qurğu və avadanlıq qalır ki, buna da başqa sözlə şirkətin əsas vəsaitlərinin balans dəyəri deyilir.
Passivlər və sahibkar səhmləri adı altında Olan elementləri anlamaq isə olduqca asandır. Veriləcəklər şirkətin tədarükçülərə olan borcunu göstərir, veriləcək gəlir vergisi də şirkətin dövlətə olan borcunu.Yığılmış məsrəflər veriləcəklərə salınmayan məvacib və digər xərclərdir. Qısamüddətli borc bir ildən az zaman içində ödənməli olan borcdur.
Bunlar şirkətin cari passivləridir. Cari passivləri cari aktivlərdən çıxanda şirkətin əməliyyat fəaliyyətizamanı nə qədər pulla kifayətləndiyini göstərən dövriyyə kapitalını alırsınız. 2013-cü ilə kimi müştərək şirkətin 2165 500 dollar çıxılsın 1 000 000 dollar qədər, yəni 1165 500 dollar dövriyyəsi olmuşdur.
Uzunmüddətli passivlərin əksəriyyəti bu və ya digər formada olan nisyələrdir. Buna görə də balans hesabatı öncə uzunmüddətli borcları, ardınca da cari və uzunmüddətli passivlərin yekunu olaraq passivlərin cəmini göstərir. Göründüyü kimi, cari kapital səhmdarların zaman ərzində şirkət üçün yatırdıqları sərmayənin (dəstək kapitalı) və keçmiş illərdə qazanılıb qorunan pulların (bölüşdürülməmiş mənfəət) cəmidir.
